Turizm sezonunda bir otel resepsiyonunun en yoğun anlarından biri, aynı anda çalan oda telefonları. Bir misafir ekstra havlu istiyor, bir diğeri klimanın çalışmadığını söylüyor, üçüncüsü ise kahvaltı saatini soruyor. Üstelik bu taleplerin önemli bir kısmı Rusça, Almanca, İngilizce ya da Arapça geliyor. Resepsiyon her talebi not alıp ilgili departmana iletmek zorunda kalıyor; not kaybolduğunda ise şikâyet kaçınılmaz oluyor. Bu süreci sadeleştirmeyi hedefleyen yerli çözümlerden biri de LUOS Hotel.
LUOS Hotel, oteller için geliştirilmiş bir otel yönetim sistemi ve QR misafir portalı. Her odaya özel bir QR kod yerleştiriliyor; misafir kodu telefon kamerasıyla okuttuğunda otelin tüm hizmetlerine kendi dilinde ulaşabiliyor. Talep çevrilerek doğru ekibe iletiliyor, kimin üstlendiği ve ne zaman tamamladığı kayıt altına alınıyor.
Oda Telefonu ve Kâğıt Fişin Sınırları
Geleneksel düzende misafir talepleri resepsiyon üzerinden akıyor. Resepsiyon görevlisi talebi dinliyor, not alıyor ve telsizle ya da telefonla ilgili departmana aktarıyor. Bu zincirin her halkasında bilgi kaybı yaşanabiliyor. Yoğun saatlerde oda telefonu meşgul çalıyor, dil bariyeri yanlış anlaşılmalara yol açıyor, yazılı kayıt olmadığı için talebin ne zaman karşılandığı takip edilemiyor.
Misafir açısından da durum farklı değil. Yabancı bir ülkede resepsiyonu arayıp derdini anlatmaya çalışmak, özellikle dil bilmeyen misafirler için tatsız bir deneyim. Pek çok misafir, küçük talepleri hiç dile getirmemeyi tercih ediyor ve bu da memnuniyet anketlerine olumsuz yansıyor.
Odadaki Koddan Tamamlanan Talebe
LUOS Hotel'in çalışma şekli üç adımda özetleniyor:
- Kodları yazdırın: Otel odalarını panele giriyor. Her odanın kendi QR kodu hazırlanıyor; kodlar toplu olarak indirilip yazdırılabiliyor.
- Misafir okutur: Telefon kamerası yeterli. Portal herhangi bir uygulama indirmeden tarayıcıda, misafirin kendi dilinde açılıyor.
- Ekip çözer: Talep çevrilip ilgili departmana düşüyor. Hangi personelin aldığı ve ne zaman bitirdiği kayıtta kalıyor.
Şirketin vurguladığı nokta, sistemin ek donanım gerektirmemesi. Sunucu, kablo ya da tablet kurulumu yapılmıyor; otel aynı gün başladığında ilk talebin aynı akşam gelmesi mümkün.
Misafir Portalında Neler Var?
Misafir, odadaki kodu okuttuğunda karşısına tek dokunuşla kullanılabilen bir hizmet ekranı çıkıyor:
- Oda temizliği: Misafir uygun saat aralığını seçip not ekliyor; talep kat hizmetlerinin ekranına düşüyor.
- Oda servisi: Otelin menüsünden sipariş veriliyor; tutar odanın folyosuna işleniyor. Ayrıntılar QR oda servisi sayfasında yer alıyor.
- Teknik arıza bildirimi: Teknik ekip, odaya gitmeden önce hangi odada neyin bozuk olduğunu biliyor.
- Resepsiyon çağrısı: Geç çıkış, bebek yatağı ya da taksi gibi talepler telefon sırası beklemeden iletiliyor.
- Wi-Fi bilgisi: Misafirin en sık sorduğu bilgi doğrudan ekranda görünüyor.
- Talep takibi: Misafir talebinin "alındı", "atandı" ve "tamamlandı" aşamalarını canlı izleyebiliyor.
Rusça Yazılır, Türkçe Okunur
LUOS Hotel'in özellikle Akdeniz ve Ege kıyısındaki oteller için öne çıkan yanı çok dilli yapısı. Sistem 99 dil desteği sunuyor. Misafir hangi dilde yazarsa yazsın, talep geldiği anda çevriliyor ve ekip mesajı kendi dilinde okuyor. Çevirinin altında orijinal metin de korunuyor; böylece olası bir yanlış anlamanın önüne geçiliyor. Yanıt ise misafire yine kendi dilinde dönüyor.
Örneğin Rus bir misafirin "klima çalışmıyor, oda çok sıcak" mesajı teknik servise Türkçe olarak düşüyor; Alman bir misafirin belirli saatler arasında temizlik isteği kat hizmetlerine çevrilmiş olarak iletiliyor. Resepsiyon bu süreçte aracı olmaktan çıkıyor.
Otelin Kendi Bilgileriyle Yanıt Veren Yapay Zeka
Misafirlerin resepsiyona yönelttiği soruların önemli kısmı tekrar ediyor: Kahvaltı kaçta, havuz ne zaman açılıyor, Wi-Fi şifresi ne? LUOS Hotel'in otel yapay zeka asistanı bu soruları 7 gün 24 saat yanıtlıyor.
Asistanın dikkat çeken özelliği, yanıtlarını internetten değil otelin panele girdiği bilgilerden üretmesi. Otel kahvaltı saatini, restoran konumunu ya da havuz kurallarını bir kez yazıyor; asistan misafire bu bilgilerle cevap veriyor. Bilmediği bir soruyla karşılaştığında ise uydurmak yerine talebi resepsiyona aktarıyor. Misafir kahvaltıyı odaya isteyip istemeyeceğini sorduğunda, asistan talebi doğrudan oda servisine iletebiliyor.
Doğru Talep, Doğru Kişiye
Sistem talepleri departmana göre ayırıyor ve müsait personele yönlendiriyor. Kat hizmetleri, teknik servis ve oda servisi kendi ekranlarında yalnızca kendilerini ilgilendiren talepleri görüyor. Yöneticiler ise hangi talebin kime atandığını, ne kadar sürede tamamlandığını panelden izleyebiliyor. Bu kayıtlar, personel performansını değerlendirmek ve yoğun saatleri planlamak için de kullanılabiliyor.
Hangi Oteller İçin Uygun?
Ek donanım gerektirmemesi ve tarayıcı üzerinden çalışması, LUOS Hotel'i butik otellerden büyük tatil köylerine kadar farklı ölçeklerdeki tesisler için kullanılabilir kılıyor. Özellikle yabancı misafir oranı yüksek, sezon içinde yoğun talep alan ve personel sayısı sınırlı oteller, sistemden en çok fayda sağlayacak grup olarak öne çıkıyor.
LUOS Hotel, otellere 14 gün ücretsiz deneme imkânı sunuyor; demo talebi WhatsApp üzerinden de iletilebiliyor. Misafir deneyimini dijitalleştirmek ve resepsiyon yükünü azaltmak isteyen oteller, ayrıntılı bilgiye luoshotel.com adresinden ulaşabiliyor.